Warum Remote-Arbeit in Steuerkanzleien zur strategischen Aufgabe wird
Veränderte Erwartungen von Mitarbeitenden und Mandanten
Die Pandemiejahre haben auch in der Steuerwelt ein dauerhaftes Umdenken ausgelöst. Fachkräfte erwarten heute flexible Arbeitsmodelle als selbstverständlichen Bestandteil ihres Arbeitsvertrags — und Kanzleien, die kein Homeoffice anbieten können, verlieren im Wettbewerb um qualifiziertes Personal. Gleichzeitig sind Mandanten daran gewöhnt, Belege digital einzureichen und per Videocall beraten zu werden. Wer als Steuerberater oder Steuerberaterin in diesem Umfeld bestehen will, braucht eine IT-Infrastruktur, die ortsunabhängiges Arbeiten nicht nur ermöglicht, sondern dauerhaft sicher und professionell umsetzt.
Die gute Nachricht: Die technischen und rechtlichen Rahmenbedingungen für ein funktionierendes Kanzlei-Homeoffice sind heute besser als je zuvor. DATEV hat seine Cloud- und Remote-Zugangslösungen in den vergangenen Jahren deutlich ausgebaut. Mandantenportale ersetzen den Postversand. Und sichere VPN-Verbindungen lassen sich auch ohne eigene IT-Abteilung einrichten — wenn man weiß, wo man anfangen soll.
Wettbewerbsvorteil durch flexible Arbeitsmodelle
Für kleine und mittelgroße Steuerkanzleien ist die Einführung von Remote-Arbeit kein Luxus, sondern eine Wettbewerbsfrage. Kanzleien mit durchdachtem Homeoffice-Konzept können gezielt Fachkräfte ansprechen, die nicht täglich vor Ort sein möchten oder können — etwa Wiedereinsteiger nach Elternzeit, Mitarbeitende in der Pflege von Angehörigen oder Spezialisten aus anderen Regionen Deutschlands. Wer seine Kanzlei zudem sichtbar als modernen, digital aufgestellten Arbeitgeber präsentiert, gewinnt nicht nur Personal, sondern auch Mandanten, die Vertrauen in eine professionelle digitale Infrastruktur suchen. Wie Sie diesen Auftritt strategisch gestalten, erklärt unser Leitfaden zur Digitalisierung der Steuerkanzlei.
Technische Voraussetzungen für das Kanzlei-Homeoffice
Hardware und Netzwerk: Was wirklich gebraucht wird
Der erste Schritt zum funktionierenden Homeoffice beginnt nicht mit Software, sondern mit dem Arbeitsplatz selbst. Für einen produktiven Remote-Arbeitsplatz in der Steuerkanzlei sind folgende Grundvoraussetzungen entscheidend:
- Stabile Internetverbindung: Mindestens 50 Mbit/s Download und 10 Mbit/s Upload für die Arbeit mit DATEV-Anwendungen, Videocalls und cloudbasierten Dokumentenmanagementsystemen. Glasfaser oder Kabelanschluss ist DSL vorzuziehen.
- Kanzleizugelassenes Gerät: Idealerweise ein vom Arbeitgeber gestelltes Notebook mit aktuell gehaltenem Betriebssystem, Festplattenverschlüsselung (BitLocker oder FileVault) und zentralem Endpoint-Schutz.
- Separater Arbeitsbereich: Kein Familienrechner im Wohnzimmer — der Heimarbeitsplatz muss für Dritte unzugänglich sein, insbesondere wenn auf dem Bildschirm Mandantendaten sichtbar sind.
- Headset und Kamera für Videogespräche: Professionelle Mandantenkommunikation erfordert technisch einwandfreie Audio- und Videoqualität.
Das Heimnetzwerk selbst sollte durch ein aktuelles WLAN-Passwort (WPA3 oder WPA2) gesichert sein. Empfehlenswert ist zudem ein separates WLAN-Netz für berufliche Geräte, das vom privaten Heimnetz mit Smart-TV und anderen Endgeräten getrennt ist.
Software und Betriebssystem: Stabiles Fundament legen
Auf dem Kanzleigerät sollten ausschließlich freigegebene Softwareprodukte installiert sein — keine privaten Anwendungen, keine nicht verwalteten Browser-Erweiterungen. Das Betriebssystem muss regelmäßig aktualisiert werden; automatische Updates für Sicherheits-Patches sollten aktiviert sein. Eine zentral verwaltete Virenschutzsoftware schützt auch im Homeoffice vor aktuellen Bedrohungen und ermöglicht dem Kanzleiteam, den Sicherheitsstatus aller Geräte zu überwachen.
DATEV aus dem Homeoffice nutzen: Zugriffslösungen im Vergleich
DATEV Arbeitsplatz und Cloud-Lösungen
DATEV bietet für die Remote-Nutzung verschiedene Zugangswege an, die je nach Kanzleigröße und vorhandener IT-Infrastruktur unterschiedlich geeignet sind. Der DATEV Arbeitsplatz pro in Kombination mit dem DATEV-eigenen Rechenzentrum erlaubt es, sensible Kanzleidaten sicher bei DATEV zu lagern und von jedem autorisierten Gerät darauf zuzugreifen. Alternativ bietet DATEV Unternehmen Online eine vollständig cloudbasierte Umgebung für die Zusammenarbeit mit Mandanten.
Für Kanzleien, die ihren DATEV-Server weiterhin lokal betreiben möchten, ist eine sichere Remote-Desktop-Verbindung in Kombination mit einem Kanzlei-VPN die bewährteste Lösung. Wichtig: DATEV SmartLogin ersetzt in dieser Konfiguration den klassischen DATEV-Sicherheitsring und ermöglicht eine komfortable Zwei-Faktor-Authentifizierung vom Homeoffice aus — ohne physischen Chipkartenleser am Heimarbeitsplatz.
VPN, Remote Desktop und DATEV SmartLogin im Vergleich
Die Wahl der richtigen Zugangslösung hängt davon ab, wie viele Mitarbeitende remote arbeiten, wie die lokale IT-Infrastruktur aufgebaut ist und welches Sicherheitsniveau gewünscht wird. Die folgende Übersicht hilft bei der Entscheidung:
| Zugangslösung | Geeignet für | Kosten pro Nutzer/Monat | Sicherheitsniveau | DATEV-Kompatibilität |
|---|---|---|---|---|
| DATEV SmartLogin + VPN | Kanzleien mit lokalem Server | ab 5 € | Hoch (2FA) | Voll kompatibel |
| DATEV Arbeitsplatz pro (RZ) | Alle Kanzleigrößen | ab 40–70 € | Sehr hoch (DATEV-RZ) | Nativ integriert |
| Microsoft Remote Desktop | Kleine Kanzleien mit Windows-Server | ab 10–25 € | Mittel (VPN erforderlich) | Kompatibel |
| TeamViewer / AnyDesk (managed) | Gelegentliche Remote-Zugriffe | ab 20 € | Mittel (Ende-zu-Ende) | Eingeschränkt |
| DATEV Unternehmen Online | Mandantenkommunikation | modulabhängig | Sehr hoch (DSGVO-konform) | Nativ integriert |
Für die meisten mittelgroßen Steuerkanzleien empfiehlt sich die Kombination aus DATEV Arbeitsplatz pro im DATEV-Rechenzentrum und SmartLogin: Die Kanzleidaten liegen nicht auf dem Heimrechner, sondern sicher bei DATEV, und der Zugriff ist durch Zwei-Faktor-Authentifizierung gesichert.
Sichere Mandantenkommunikation von unterwegs
Verschlüsselte Kommunikation statt unsicherer E-Mail
Wer im Homeoffice arbeitet, kommuniziert naturgemäß mehr digital. Damit steigt das Risiko, dass sensible Mandantendaten über ungesicherte Kanäle übertragen werden — etwa per Standard-E-Mail ohne Verschlüsselung oder über private Messenger-Apps. Beides widerspricht den Anforderungen der DSGVO an die Vertraulichkeit personenbezogener Daten und kann bei einem Datenschutzvorfall zu empfindlichen Bußgeldern führen.
Die sicherste und zugleich komfortabelste Lösung ist ein Mandantenportal: Alle Dokumente werden über eine verschlüsselte Plattform ausgetauscht, der Zugriff ist durch Login und 2FA gesichert, und die gesamte Kommunikation ist revisionssicher dokumentiert. Ob DATEV Unternehmen Online, ADDISON OneClick oder ähnliche Systeme — ein professionelles Portal macht auch den Remote-Kanzleialltag rechtssicher. Für externe Videogespräche eignen sich DSGVO-konforme Lösungen wie Microsoft Teams (mit EU-Datenhaltung) oder Jitsi Meet mit eigenem Server, die ohne Datenweitergabe an Drittstaaten auskommen.
Digitale Unterschrift und revisionssichere Dokumentenablage
Im Homeoffice entfällt die Möglichkeit, Dokumente physisch zur Unterschrift vorzulegen. Für steuerlich relevante Schriftstücke bieten sich qualifizierte elektronische Signaturen (QES) nach der eIDAS-Verordnung an — bereitgestellt durch akkreditierte Vertrauensdiensteanbieter oder über DATEV-eigene Signaturlösungen. Wichtig ist, dass die gewählte Lösung die GoBD-Anforderungen an Unveränderlichkeit und Nachvollziehbarkeit erfüllt.
Alle im Homeoffice bearbeiteten Dokumente müssen spätestens am Ende eines Arbeitstages ins Kanzlei-DMS überführt werden. Lokal zwischengespeicherte Dateien auf dem Heimrechner sind kein akzeptabler Dauerzustand — weder aus Datenschutzgründen noch aus Sicht der Revisionssicherheit.
DSGVO-Anforderungen bei Remote-Arbeit in Steuerkanzleien
Datenschutz am Heimarbeitsplatz: Was Kanzleien beachten müssen
Das Datenschutzrecht macht vor dem Homeoffice keinen Halt. Die DSGVO verpflichtet Steuerkanzleien dazu, auch für Remote-Arbeitsplätze geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) zu definieren, zu dokumentieren und deren Einhaltung sicherzustellen. Das bedeutet konkret:
- Schriftliche Homeoffice-Vereinbarung mit allen Mitarbeitenden, die sensible Daten remote verarbeiten
- Regelungen zum Sichtschutz: Mandantendaten dürfen nicht von Familienmitgliedern oder Mitbewohnern eingesehen werden können
- Verbot, Mandantendaten auf privaten Geräten oder privaten Cloud-Diensten (Google Drive, iCloud etc.) zu speichern
- Klare Regeln zur Entsorgung ausgedruckter Dokumente (Datenschutz-Schredder oder Rückgabe ins Kanzleibüro)
- Dokumentation des Heimarbeitsplatzes als Teil des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) gemäß Art. 30 DSGVO
Kanzleien, die diese Datenschutzstandards konsequent umsetzen, können sie auch nach außen als Vertrauenssignal kommunizieren — ein wichtiges Argument gegenüber potenziellen Mandanten. Wie das digital gelingt, lesen Sie in unserem Beitrag zum Marketing für Steuerkanzleien.
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) für das Homeoffice
TOMs für Remote-Arbeitsplätze müssen im Datenschutzkonzept der Kanzlei verankert sein. Die wichtigsten Maßnahmen: Festplattenverschlüsselung auf dem Heimgerät, automatische Bildschirmsperre nach kurzer Inaktivität, zentral verwalteter Virenschutz, ausschließliche Nutzung freigegebener Anwendungen und ein dokumentiertes Verfahren bei Geräteverlust oder Datenpanne. Besonders wichtig: Mitarbeitende müssen durch regelmäßige Schulungen wissen, wie sie im Homeoffice sicher handeln — denn die meisten Datenpannen entstehen nicht durch Technikversagen, sondern durch menschliches Fehlverhalten.
Praxis-Checkliste: Homeoffice in der Steuerkanzlei einrichten
Von der Entscheidung zur funktionsfähigen Remote-Infrastruktur
Der Aufbau eines Kanzlei-Homeoffices ist kein Sprint, sondern ein strukturierter Prozess. Diese Checkliste gibt Ihnen einen praxiserprobten Fahrplan an die Hand:
- Bedarfsanalyse: Welche Mitarbeitenden sollen remote arbeiten? Welche Anwendungen werden täglich genutzt? Welche Daten werden verarbeitet?
- IT-Infrastruktur klären: Lokaler Server oder DATEV-RZ? VPN oder Remote Desktop? Welche Hardware wird gestellt?
- Sicherheitskonzept entwickeln: TOMs definieren, Homeoffice-Richtlinie erstellen, Zugriffsrechte dokumentieren.
- Zugangslösung einrichten: VPN, DATEV SmartLogin und Zwei-Faktor-Authentifizierung konfigurieren und testen.
- Kommunikationswege absichern: Mandantenportal einrichten, verschlüsselte E-Mail aktivieren, DSGVO-konforme Videocall-Lösung konfigurieren.
- Mitarbeitende schulen: Mindestens eine Einführungsschulung zu Datenschutz im Homeoffice, regelmäßige Auffrischungen einplanen.
- Dokumentation aktualisieren: VVT, TOMs und Homeoffice-Vereinbarungen formell festhalten.
- Pilotbetrieb und Optimierung: Zunächst mit einem oder zwei Mitarbeitenden starten, Erfahrungen sammeln und Prozesse anpassen.
Ein funktionierendes Kanzlei-Homeoffice ist keine Einmalaufgabe — es braucht laufende Pflege: regelmäßige Software-Updates, wiederkehrende Schulungen und gelegentliche Sicherheitsüberprüfungen. Wie Sie Ihre Kanzlei auch digital sichtbar und professionell nach außen aufstellen, zeigt unser Leitfaden zum professionellen Kanzlei-Webauftritt.
Wenn Sie Ihre Steuerkanzlei technisch und digital sicher aufstellen möchten — von der datenschutzkonformen Website bis zur durchdachten Infrastruktur für Remote-Arbeit — steht Ihnen das Team von webentwickler.io zur Seite. Nina Benfer und ihr Team beraten Steuerkanzleien praxisnah und mit klarem Fokus auf die besonderen Anforderungen steuerberatender Berufe. Nehmen Sie gerne Kontakt auf: info@webentwickler.io
Häufige Fragen
Darf ich DATEV im Homeoffice nutzen?
Ja, DATEV kann aus dem Homeoffice genutzt werden — vorausgesetzt, die Verbindung ist ausreichend gesichert. DATEV empfiehlt dafür entweder den DATEV Arbeitsplatz pro im DATEV-Rechenzentrum oder eine VPN-Verbindung in Kombination mit DATEV SmartLogin als Zwei-Faktor-Authentifizierung. Ein einfacher Fernzugriff ohne zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen ist aus Datenschutzgründen nicht zulässig.
Welche technischen Voraussetzungen brauche ich für das Kanzlei-Homeoffice?
Mindestens benötigen Sie eine stabile Internetverbindung (50 Mbit/s Download), ein vom Arbeitgeber zugelassenes Gerät mit Festplattenverschlüsselung und aktueller Virenschutzsoftware, eine gesicherte VPN-Verbindung oder eine cloudbasierte DATEV-Lösung sowie einen separaten, für Dritte unzugänglichen Arbeitsbereich zu Hause.
Wie sichere ich die Mandantenkommunikation im Homeoffice?
Nutzen Sie ausschließlich verschlüsselte Kommunikationswege: ein Mandantenportal statt unverschlüsselter E-Mail, DSGVO-konforme Videocall-Lösungen wie Microsoft Teams (EU-Datenhaltung) sowie qualifizierte elektronische Signaturen für Dokumente, die eine Unterschrift erfordern. Alle bearbeiteten Dokumente gehören zeitnah ins Kanzlei-DMS — nicht dauerhaft auf dem Heimrechner.
Was muss ich datenschutzrechtlich beim Homeoffice in meiner Kanzlei beachten?
Die DSGVO gilt auch für den Heimarbeitsplatz. Steuerkanzleien müssen für Remote-Arbeitsplätze technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) definieren und dokumentieren, schriftliche Homeoffice-Vereinbarungen abschließen, die Nutzung privater Geräte und Cloud-Dienste für Mandantendaten untersagen und den Heimarbeitsplatz im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) erfassen.
Was ist DATEV SmartLogin und brauche ich es für das Homeoffice?
DATEV SmartLogin ist die moderne Zwei-Faktor-Authentifizierungslösung von DATEV, die den klassischen Sicherheitsring (Chipkarte) beim Remote-Zugriff ersetzt. Für das Homeoffice ist SmartLogin sehr empfehlenswert, da es einen sicheren DATEV-Zugang ohne Chipkartenleser am Heimarbeitsplatz ermöglicht und gleichzeitig das erforderliche Sicherheitsniveau für die Verarbeitung von Mandantendaten sicherstellt.