Wer seine Website mit onOffice koppelt, spart täglich Arbeit: Objekte, Bilder, Gesuche und Anfragen laufen automatisch zwischen Maklersoftware und Internetauftritt hin und her. Genau in diesem Automatismus liegt aber auch die datenschutzrechtliche Verantwortung. Denn was einmal eingerichtet ist, überträgt Daten ohne weitere Kontrolle — auch solche, die auf einer öffentlichen Website nichts verloren haben. Dieser Beitrag zeigt, welche Datenflüsse bei einer onOffice-Anbindung entstehen, welche Verträge Sie brauchen und wie Sie die Schnittstelle so einrichten, dass sie der Datenschutz-Grundverordnung standhält.
Welche Daten zwischen onOffice und Website tatsächlich fließen
Bevor Sie über Verträge und Einwilligungen nachdenken, brauchen Sie ein klares Bild davon, was Ihre Schnittstelle überhaupt bewegt. In der Praxis unterschätzen viele Maklerbüros den Umfang, weil die Einrichtung einmalig durch einen Dienstleister erfolgte und danach nie wieder geprüft wurde.
Objektdaten sind nicht automatisch personenbezogen — aber oft mehr als gedacht
Wohnfläche, Zimmerzahl, Baujahr und Kaufpreis sind zunächst reine Sachdaten. Personenbezug entsteht durch den Kontext: Eine vollständige Objektadresse mit Fotos der Wohnräume lässt Rückschlüsse auf die dort lebenden Personen zu, und der Energieausweis nennt in vielen Fällen Angaben, die mit dem Eigentümer verknüpfbar sind. Sobald sich aus den übertragenen Feldern eine natürliche Person bestimmen lässt, gilt die DSGVO — unabhängig davon, ob das Feld im CRM als Objektdatum geführt wird.
Der Rückkanal ist der kritische Teil
Die Übertragung von onOffice zur Website ist meist unproblematisch, weil sie ohnehin für die Veröffentlichung gedacht ist. Heikler ist die Gegenrichtung: Kontaktanfragen zu Objekten, Suchaufträge mit Budgetangaben, Anfragen zur Immobilienbewertung mit Adresse und Verkaufsabsicht. Diese Daten sind durchweg personenbezogen, teilweise wirtschaftlich sensibel — und sie landen automatisch und dauerhaft in Ihrem CRM. Wie diese Übergabe technisch sauber gelingt, beschreibt unser Beitrag zu onOffice als Gamechanger für die Makler-Website.
Die stillen Mitreisenden
Viele Schnittstellen übertragen mehr Felder, als auf der Website sichtbar sind. Interne Notizen, der Name des Eigentümers, die vereinbarte Provision oder der Vermarktungsstatus liegen dann im Quelltext oder in der Programmierschnittstelle der Website, obwohl sie im Layout nicht auftauchen. Prüfen Sie deshalb nicht die dargestellte Seite, sondern die tatsächlich übertragene Datenmenge — hier findet sich der häufigste vermeidbare Verstoß.
Verantwortlichkeit, Verträge und Dokumentation
Rechtlich sind Sie als Makler der Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Alle beteiligten Dienstleister handeln in Ihrem Auftrag — und genau das muss schriftlich geregelt sein.
Auftragsverarbeitung mit allen Beteiligten
An einer onOffice-Website-Kopplung sind typischerweise drei bis vier Parteien beteiligt: onOffice als CRM-Betreiber, Ihr Webhoster, die Agentur, die die Schnittstelle betreut, und gegebenenfalls ein Dienst für Newsletter oder Bewertungen. Für jede dieser Stellen benötigen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO. Fehlt einer davon, ist die Verarbeitung formal unzulässig — auch wenn technisch alles korrekt läuft.
Verarbeitungsverzeichnis und Meldewege
Führen Sie die Schnittstelle als eigenen Eintrag in Ihrem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten: Zweck, Datenkategorien, Empfänger, Löschfristen. Das klingt nach Bürokratie, ist aber die Grundlage dafür, im Ernstfall innerhalb weniger Stunden Auskunft geben zu können. Berufsrechtliche Orientierung und Mustervorlagen für Maklerbüros stellt unter anderem der IVD bereit.
Serverstandort und Unterauftragnehmer
Klären Sie, wo die Daten liegen und welche Unterauftragnehmer Ihre Dienstleister einsetzen. Bei Anbietern innerhalb der EU ist die Lage einfach; sobald ein Bildoptimierer, ein Kartendienst oder ein Videoportal aus einem Drittland eingebunden ist, brauchen Sie eine belastbare Rechtsgrundlage für den Transfer. Ein Wechsel zu einer europäischen Alternative ist meist der schnellere Weg als die juristische Absicherung.
Die Schnittstelle technisch datensparsam einrichten
Datenschutz ist bei einer CRM-Anbindung zu großen Teilen eine Konfigurationsfrage. Vier Punkte entscheiden darüber, ob die Verbindung sauber ist.
Nur übertragen, was veröffentlicht werden soll
Die wirksamste Maßnahme ist die Feldauswahl. Definieren Sie beim Einrichten der Schnittstelle ausdrücklich, welche Felder übergeben werden, statt den vollständigen Datensatz abzurufen und auf der Website zu filtern. Ebenso wichtig: Nur Objekte mit ausdrücklicher Veröffentlichungsfreigabe dürfen den Weg zur Website finden — diskrete Vermarktungen bleiben im CRM.
Zugriffsschutz und Protokollierung
Die Verbindung gehört durchgängig verschlüsselt, die Zugangsdaten der Schnittstelle in eine Konfiguration außerhalb des öffentlichen Verzeichnisses, und der verwendete Zugang sollte nur Leserechte auf die tatsächlich benötigten Bereiche besitzen. Protokollieren Sie zudem, wann welche Daten abgerufen wurden — ohne Protokoll lässt sich im Zweifelsfall nicht belegen, dass keine unzulässige Übertragung stattgefunden hat.
Löschung muss ebenfalls automatisch laufen
Wird ein Objekt in onOffice deaktiviert, muss es auch auf der Website verschwinden — inklusive zwischengespeicherter Bilder, Suchmaschinen-Vorschauen und exportierter Datenfeeds. Ein verwaister Exposé-Cache, der nach dem Verkauf noch monatelang Fotos der Wohnräume ausliefert, ist ein realer und regelmäßig übersehener Verstoß. Worauf es beim Aufbau der Objektseite ansonsten ankommt, zeigen wir in Immobilien-Exposés online präsentieren.
Datenfelder im Überblick
| Datenfeld | Richtung | Personenbezug | Auf der Website zeigen | Typische Aufbewahrung |
|---|---|---|---|---|
| Objektbeschreibung, Fläche, Preis | onOffice zur Website | nein | ja | bis Vermarktungsende |
| Vollständige Objektadresse | onOffice zur Website | mittelbar möglich | nur mit Freigabe | bis Vermarktungsende |
| Objektfotos der Innenräume | onOffice zur Website | mittelbar möglich | nur mit Freigabe | sofort nach Verkauf entfernen |
| Name und Kontakt des Eigentümers | nur intern | ja | nein | nach Vertragszweck |
| Interne Notizen, Provision | nur intern | ja | nein | nach Vertragszweck |
| Objektanfrage aus dem Formular | Website zu onOffice | ja | nein | bis Zweckerreichung |
| Suchauftrag mit Budget | Website zu onOffice | ja | nein | bis Widerruf |
| Identifizierungsdaten nach Geldwäschegesetz | nur intern | ja | nein | fünf Jahre gesetzlich |
Wie Sie die Tabelle nutzen
Gehen Sie die Zeilen einmal gemeinsam mit Ihrem Dienstleister durch und lassen Sie sich für jede Zeile zeigen, was die Schnittstelle heute tatsächlich überträgt. Erfahrungsgemäß fallen dabei zwei bis drei Felder auf, die niemand bewusst aktiviert hat. Die letzte Zeile ist ein Sonderfall: Die Aufbewahrungspflicht von fünf Jahren nach dem Geldwäschegesetz geht dem Löschwunsch vor — diese Daten dürfen deshalb gerade nicht in ein automatisches Löschskript geraten.
Einwilligungen, Formulare und eingebettete Dienste
Der zweite Schwerpunkt liegt auf der Website selbst. Hier entscheidet sich, ob die Daten überhaupt rechtmäßig erhoben wurden, bevor sie ins CRM wandern.
Formulare: Zweck nennen, Felder reduzieren
Eine Objektanfrage benötigt Name, Kontaktweg und Anliegen — mehr nicht. Jedes zusätzliche Pflichtfeld erhöht den Dokumentationsaufwand und senkt die Abschlussquote. Weisen Sie im Formular knapp darauf hin, zu welchem Zweck die Daten verarbeitet werden und dass sie an Ihre Maklersoftware übergeben werden. Welche Bausteine eine Makler-Website darüber hinaus braucht, fasst unser Beitrag Was eine Makler-Website können muss zusammen.
Werbliche Kommunikation braucht eine eigene Einwilligung
Wer einen Suchauftrag anlegt, hat damit nicht dem Newsletter zugestimmt. Trennen Sie beides sauber und setzen Sie für werbliche E-Mails ein Double-Opt-in-Verfahren ein. Entscheidend für die CRM-Kopplung ist, dass der Nachweis mitwandert: Zeitpunkt, Text der Einwilligung und Bestätigung gehören in den Kontaktdatensatz in onOffice, nicht in ein separates Postfach.
Karten, Rundgänge und Bewertungswidgets
Externe Einbindungen im Exposé — Kartendienste, 360-Grad-Touren, Bewertungssterne — übertragen die IP-Adresse des Besuchers, sobald die Seite lädt. Sie dürfen deshalb erst nach aktiver Zustimmung nachgeladen werden. Eine Zwei-Klick-Lösung oder eine lokale Vorschaugrafik löst das Problem, ohne die Objektseite unattraktiv zu machen.
Betroffenenrechte, Löschkonzept und der Ernstfall
Sobald Daten in zwei Systemen liegen, wird aus einer einfachen Anfrage ein Prozess. Darauf sollten Sie vorbereitet sein, bevor die erste Anfrage eintrifft.
Auskunft und Löschung über beide Systeme hinweg
Verlangt eine Person Auskunft, müssen Sie CRM und Website gemeinsam betrachten: Kontaktdatensatz in onOffice, Formularprotokoll auf dem Webserver, Newsletter-Werkzeug, Server-Logdateien. Legen Sie einmal schriftlich fest, welche Ablagen zu prüfen sind — dann dauert die Bearbeitung eine halbe Stunde statt eines halben Tages.
Löschfristen definieren statt Daten sammeln
Anfragen, die zu keinem Geschäft geführt haben, brauchen eine Frist. Sinnvoll ist eine gestaffelte Regelung: Objektanfragen ohne Reaktion nach einem definierten Zeitraum, Suchaufträge bis zum Widerruf, geldwäscherechtliche Unterlagen fünf Jahre. Ein aufgeräumter Bestand ist zugleich ein besserer Bestand, weil Auswertungen belastbarer werden.
Wenn doch etwas passiert
Bei einer Datenschutzverletzung bleiben Ihnen 72 Stunden für die Meldung an die Aufsichtsbehörde. Halten Sie deshalb die Kontaktdaten Ihres Hosters, Ihrer Agentur und Ihres Datenschutzbeauftragten an einer Stelle bereit, die Sie auch ohne Zugriff auf das Büronetz erreichen. Die Erfahrung zeigt: Nicht der Vorfall selbst wird teuer, sondern die verspätete oder unvollständige Reaktion.
So gehen Sie praktisch vor
Der Aufwand für eine saubere Anbindung ist überschaubar, wenn er strukturiert abgearbeitet wird.
Vier Schritte zur geprüften Schnittstelle
Erstens: Bestandsaufnahme aller übertragenen Felder, dokumentiert in einer einfachen Tabelle. Zweitens: Felder abschalten, die nicht veröffentlicht werden müssen. Drittens: Verträge zur Auftragsverarbeitung mit allen Beteiligten prüfen und ergänzen. Viertens: Löschautomatik testen, indem ein Testobjekt deaktiviert und anschließend die Website inklusive Bildern und Datenfeeds kontrolliert wird. Planen Sie eine jährliche Wiederholung ein — Schnittstellen ändern sich mit jedem größeren Update.
Was das kostet
Eine vollständige Makler-Website liegt bei uns zwischen 3.000 und 5.000 Euro einmalig; die datenschutzkonforme Einrichtung der onOffice-Anbindung samt Feldauswahl, Löschautomatik und Dokumentation der Datenflüsse ist darin enthalten. Die laufende Betreuung mit Updates, Sicherungen und Überwachung der Schnittstelle kostet 25 bis 42,50 Euro im Monat. Wie sich die Gesamtkosten über mehrere Jahre verteilen, rechnen wir in Was kostet eine Website für Immobilienmakler? vor.
Wir bei webentwickler.io richten onOffice-Anbindungen so ein, dass nur die freigegebenen Felder den Weg zur Website finden, deaktivierte Objekte samt Bildern zuverlässig verschwinden und jede Anfrage mit dokumentierter Einwilligung im CRM ankommt. Rechtsberatung ersetzt das nicht — die technische Grundlage dafür, dass Ihr Datenschutzkonzept in der Praxis auch eingehalten wird, sehr wohl. Wenn Sie wissen möchten, welche Felder Ihre bestehende Schnittstelle heute überträgt, schreiben Sie Nina Benfer unter info@webentwickler.io — wir schauen uns die Konfiguration an und sagen Ihnen ehrlich, ob Handlungsbedarf besteht. Den Gesamtüberblick liefert unser Leitfaden zur Website für Immobilienmakler.
Häufige Fragen
Brauche ich für die onOffice-Anbindung einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
Ja — und zwar mit jeder beteiligten Stelle: onOffice als CRM-Betreiber, Ihrem Webhoster, der Agentur, die die Schnittstelle betreut, und gegebenenfalls Diensten für Newsletter oder Bewertungen. Als Makler sind Sie der Verantwortliche im Sinne der DSGVO; fehlt einer dieser Verträge nach Artikel 28, ist die Verarbeitung formal unzulässig, auch wenn technisch alles korrekt läuft.
Welche Felder sollten aus onOffice gar nicht erst auf die Website übertragen werden?
Name und Kontaktdaten des Eigentümers, interne Notizen, die vereinbarte Provision und der interne Vermarktungsstatus. Diese Felder werden von Schnittstellen häufig mitübertragen und liegen dann im Quelltext oder in der Programmierschnittstelle der Website, obwohl sie im Layout nicht sichtbar sind. Prüfen Sie deshalb die tatsächlich übertragene Datenmenge, nicht die dargestellte Seite.
Was passiert datenschutzrechtlich, wenn ein Objekt verkauft ist?
Mit dem Wegfall des Zwecks muss das Objekt auch auf der Website verschwinden — samt zwischengespeicherter Bilder, Suchmaschinen-Vorschauen und exportierter Datenfeeds. Ein verwaister Exposé-Cache, der nach dem Verkauf weiterhin Fotos der Innenräume ausliefert, ist ein realer und häufig übersehener Verstoß. Testen Sie die Löschautomatik mit einem Testobjekt.
Dürfen Kartendienste und virtuelle Rundgänge direkt im Exposé eingebunden werden?
Nicht ohne vorherige Zustimmung. Solche Einbindungen übertragen die IP-Adresse des Besuchers, sobald die Seite lädt, und dürfen deshalb erst nach aktiver Einwilligung nachgeladen werden. Eine Zwei-Klick-Lösung oder eine lokale Vorschaugrafik löst das sauber, ohne die Objektseite unattraktiv zu machen.
Wie lange dürfen Anfragen aus der Website im CRM gespeichert bleiben?
Es gibt keine pauschale Frist — sie richtet sich nach dem Zweck. Sinnvoll ist eine gestaffelte Regelung: Objektanfragen ohne Reaktion nach einem definierten Zeitraum löschen, Suchaufträge bis zum Widerruf aufbewahren. Eine Ausnahme sind Identifizierungsdaten nach dem Geldwäschegesetz: Sie müssen fünf Jahre aufbewahrt werden und dürfen deshalb nicht in eine automatische Löschroutine geraten.